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26 Jan

CR CA 16 08 2012

Publié par AMAPP le Panier Pollien  - Catégories :  #AMAPP, #conseil d'administration

Association "Le Panier Pollien"

____________________

 

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

LE 16 AOÛT 2012 À 20 H 00

 

Date de convocation : 30 juillet 2012

 

Le seize août deux mil douze à vingt heures, le Conseil d'Administration de l'association "Le Panier Pollien", s'est réuni en session ordinaire au Centre Social de Pouilly-en-Auxois, sous la présidence de M. Gérard LOICHOT.

 

Etaient présents : MM. Marie-Jo BOURCIER, Paulo DA SILVA, Anne-Laure DYBLET-MARTIN, Noé KOENIG, Gérard LOICHOT, Françoise PUVIS-ALLEN, Geneviève THIEVENAZ, Sébastien VINCENOT.

 

Etaient invitées : MM. FAIVRET Aurélie, FAIVRET Marjorie (Tuteurs).

 

Etait excusée : Mme Florence BERTHOUX

 

Secrétaire de séance : Mlle Anne-Laure DYBLET-MARTIN

 

Nombre de membres en exercice :          9

Nombre de membres présents :               8

Nombre de pouvoirs :                                1

Nombre de suffrages possibles :             9

 

  1. Lieu de distribution des paniers :

Le Président de la Communauté de Communes de l’Auxois Sud a donné son accord pour que le lieu de distribution soit au Centre Social de Pouilly-en-Auxois.

Il reste à voir si on peut autoriser la distribution dans le garage (sinon dans une salle).

Le Maire de Maconge propose une salle, si besoin.

 

  1. Simulation et organisation de la distribution de paniers :

Dans le cadre de l’organisation de la première distribution des paniers le mercredi 5, septembre prochain à 17 h 30, les membres du C.A. ont simulé une distribution devant le Centre Social.

Il est convenu que les membres du C.A. assureront la permanence de la première distribution et qu’un pot de bienvenue sera offert aux adhérents.

Il faudra donner à Noé une semaine avant la distribution, le nombre exact de paniers (petit et grand).

 

Voici les dispositions à prendre pour le jour de la première distribution :

 

l Prévoir 2 parasols.

l Prévoir boissons et gâteaux apéro pour le pot de bienvenue (à voir avec Gérard LOICHOT).

l Noé KOENIG fournira une balance et des bassines pour la pesée.

Il faudra prévoir ultérieurement l’achat d’une balance supplémentaire.

l Les tuteurs établiront la liste d’émargements et un planning de permanences pour les prochaines dates de distribution (à remplir par les adhérents).

l Il faudra amener à Noé les contrats à signer et les chèques du mois de septembre pour encaissement.

l Gérard LOICHOT devra :

  • prévenir le Correspondant du Bien Public
  • relancer les adhérents pour l’envoi des contrats et chèques avant la distribution (les premiers qui envoient les contrats sont prioritaires). Pas de distribution de paniers pour ceux qui n’ont pas envoyé les pièces demandées.
  • avertir les adhérents, par convocation, de la date de distribution et du pot à la fin, d’amener des sacs, cagettes ou contenants.

l Françoise PUVIS-ALLEN amènera un tableau pour signaler le « Panier Pollien »

 

  1. Fichiers adhérents et paniers :

Le Président doit envoyer le fichier des adhérents à Marjorie FAIVRET, tuteur, qui se charge de le gérer, ainsi que la liste d’attente des demandeurs de paniers.

Aurélie FAIVRET, tuteurs se charge de remettre les chèques à Noé KOENIG.

A ce jour, on dénombre 26 petits paniers et 8 grands.

 

  1. Banque et assurance :

Vu que le récépissé de déclaration de création de l’association a été reçu, Geneviève THIEVENAZ a rendez-vous le 18 août prochain au Crédit Mutuel pour l’ouverture d’un compte bancaire et la souscription d’une assurance RC.

 

  1. Charte et règlement intérieur :

Le Président propose de composer un groupe de travail pour rédiger la Charte et le règlement intérieur. Ce groupe de travail, composé de Gérard LOICHOT, Geneviève THIEVENAZ, Florence BERTHOUX et Françoise PUVIS-ALLEN, se réunira à la rentrée.

 

  1. Logo de l’AMAPP :

Plusieurs propositions ont été émises par les membres du CA, sous forme de dessin ou d’une photo d’un panier distribué.

Après réflexion, le C.A. a décidé que le choix du logo est à étendre aux adhérents.

 

  1. Visite de l’AMAPP de Sombernon :

Pour les membres du CA qui n’ont pas pu venir à la première visite de l’AMAPP de Sombernon, une seconde visite sera organisée.

 

  1. Archives de l’association :

Les archives seront confiées à la secrétaire.

 

  1. Blog ou site internet de l’association :

Voir avec Florence VBERTHOUX pour la création d’un site internet.

Il faudrait demander aux adhérents, si l’un d’entre eux s’y connait pour aider à la création.

 

  1. Comment contacter l’association ?

Il faudrait envisager la création d’une adresse email pour l’association.

Il est décidé que le contact téléphonique de l’association sera le Président.

La séance est levée à 22 h 30.

Signature du Président                      signature d'un membre du Conseil d'Administration

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