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11 Feb

Règlement intérieur de l'AMAPP

Publié par AMAPP le Panier Pollien  - Catégories :  #AMAPP, #Charte-Règlement-Statuts

Règlement intérieur de l'AMAPP « Le Panier Pollien »

 

Article d’introduction

L’AMAPP Le Panier Pollien – AMAPP de Pouilly en Auxois a été créée, afin de répondre à un besoin de produits issus d’une agriculture biologique. Elle a pour objet d’aider à l’installation et au maintien de producteurs de proximité, fournissant des produits de qualité, de saison et variés, socialement et économiquement équitables. Elle vise également la création de liens autour de produits locaux. Elle est composée de producteurs et de consomm’acteurs (qui s’engagent à acheter leurs produits selon les termes d’un contrat) et de sympathisants.

L’association propose et facilite ces relations sous forme de partenariat sans en être un intermédiaire.

Ce règlement intérieur est rédigé par une commission afin de définir précisément les relations entre adhérents au sein de l’association et validé par le conseil d’administration. Il pourra évoluer suivant les évènements sous la responsabilité du CA.

Article 1 : Engagements de l’adhérent

Est adhérent de l’association toute personne ayant acquitté sa cotisation pour l’année. Par son adhésion à l’association, l’adhérent s’engage à :

  • accepter et respecter le règlement intérieur et les statuts ;
  • participer à la vie de l’association et à l’enrichissement des échanges ;
  • défendre et promouvoir l’objet et les valeurs de l’association.

Article 2 : Engagement du Consomm’acteur

Par son adhésion, le consomm’acteur s’engage à :

  • respecter le contrat d’engagement auprès du producteur en payant à l’avance ;
  • apporter les 3 exemplaires signés du contrat d'engagement ;
  • en cas d’impossibilité de récupérer son « panier », prendre les dispositions nécessaires afin que celui-ci soit récupéré par un tiers (adhérent ou non) ;
  • accepter le « panier » tel qu’il lui est fourni lors de la distribution. Il reconnaît que les incidents de production (aléas climatiques, nuisibles,…) font partie intégrante de l’agriculture et accepte d’en assumer les risques, sachant toutefois qu’il recevra sa juste part ;
  • Participer à la distribution des paniers au minimum 3 fois par an.
  • transmettre ses remarques à un membre du CA ou au tuteur concerné.

Article 3 : Engagement du producteur

Par son adhésion, le producteur s’engage à :

  • Fournir aux consomm’acteurs prioritairement les produits de sa production ;
  • Fournir aux consomm’acteurs des produits conformes aux exigences de l’agriculture biologique ;
  • Fournir aux consomm’acteurs toutes les informations sur les produits, leur mode de production, leur origine ;
  • En cas d’incidents dans la production qui compromettent la remise de « paniers » dans des conditions normales, prévenir l’AMAPP aussitôt que possible ;
  • Proposer aux consomm’acteurs une variété de produits en lien avec la saison ;
  • Livrer et fournir les « paniers » à l’emplacement prévu, à l’heure et au jour convenus, en respectant les conditions d’hygiène nécessaires (chaîne du froid, etc.). Il devra notamment apporter les produits juste avant la distribution, afin qu’il n’y ait pas de stockage sur le lieu de distribution. Afficher le contenu du panier (nature, poids…)
  • Prendre en compte les remarques et les besoins des consomm’acteurs. Dans le cas où il ne peut satisfaire une demande légitime, il en expliquera les raisons.
  • Fournir 24 h minimum à l’avance la liste des produits du panier dans la mesure du possible.

Article 4 : Engagements de l’AMAPP le Panier Pollien

L’association s’engage à

  • Favoriser les échanges entre les adhérents ;
  • Faciliter et structurer le partenariat entre les consomm’acteurs et les producteurs ;
  • Etre à l’écoute des remarques et des suggestions sur le fonctionnement et y répondre dans la mesure du possible.

Article 5 : Le contrat

La relation entre consomm’acteur et producteur est régie par un contrat proposé par l’AMAPP Le Panier Pollien. Ce contrat prévoit l’ensemble des conditions d’échange entre le producteur et le consomm’acteur (durée, coût, fonctionnement et engagements). Il est signé en trois exemplaires (fournis par l'adhérent), un pour chacune des parties et un pour l’AMAPP. Le contrat prévoit entre autre la solidarité entre le consomm’acteur et le producteur.

En cas de rupture du contrat avant son terme par le consomm’acteur, il n’y a pas de remboursement des sommes avancées. Cependant celui-ci peut être proposé sur avis justifié du conseil d’administration.

Le producteur doit donner un préavis de 2 mois en cas d’interruption du contrat avant son terme. Les chèques avancés seront rendus au consomm’acteur.

La possibilité d’une période d’essai sera étudiée pour chacun des nouveaux contrats avec d’autres producteurs proposés aux consomm’acteurs.

Article 6 : La distribution

Afin de favoriser les échanges entre consomm’acteurs et producteurs, l’AMAPP propose un lieu et un temps pour la distribution. La distribution est assurée par les producteurs ou leurs représentants. Au moins trois adhérents volontaires participent à la distribution à chaque permanence, voire plus, suivant les distributions. Chaque consomm’acteur reçoit son panier en main propre, à moins qu’il ait pris ses dispositions pour se faire remplacer.

La distribution comprend le temps de préparation du local, la manutention de la production, l’affichage du contenu du panier, la tenue du cahier d’émargement, la préparation des paniers, l’accueil des consomm’acteurs, le rangement du local après la distribution et la transmission des informations relatives à la distribution (problèmes, idées, etc.). Chaque adhérent s’engage à tenir au moins trois permanences dans l’année afin qu’un bon roulement soit assuré.

Une feuille d’émargement sera signée par chaque consomm’acteur ou son remplaçant lors de la récupération de son panier.

Si un ou plusieurs paniers ne sont pas distribués à la fin d’une permanence, le contenu sera distribué entre les permanents.

La distribution se fait de 17 h 30 à 19 h tous les mercredis au centre social de Pouilly en Auxois.

Article 7 : Le paiement au producteur

En début de chaque contrat, s’il y a une période d’essai, les paniers de cette période sont dus. Le consomm’acteur paye par avance l’ensemble de ses paniers et prépare le règlement mensuel par autant de chèques que nécessaire, à l’ordre du producteur, confiés à l’AMAPP Le Panier Pollien (d’autres solutions de règlement peuvent être étudié au cas pas cas). Celle-ci les remettra aux producteurs mensuellement pour leur encaissement selon l’échéancier prévu. Pour certains contrats spécifiques le paiement pourra se faire à la commande.

 

Article 8 : Les ressources de l’association

Les seules ressources de l’association sont les adhésions, les dons, les legs et les éventuelles subventions. Le montant de l’adhésion pour une année est fixé par l’AG. L’association ouvre un compte de fonctionnement à son nom. Seuls les membres suivants ont délégation permanente de signature :

  • président(e)
  • trésorier(ière)

Une délégation temporaire peut être accordée à un autre adhérent dans le cadre d’une mission clairement identifiée.

Article 9 : Autres fonctions dans l’association

Afin de répondre aux besoins de la vie d’une association, plusieurs instances et fonctions sont définies au sein de l’association. Les tuteurs ont pour fonction :

  •  « suivi contrats » : s’assurent que l’ensemble des engagements pris dans les contrats entre producteurs et consomm’acteurs soient bien respectés
  •  « producteur » : font le lien entre les consomm’acteurs et les producteurs. Ils permettent à l’information de bien circuler en mettant en place les moyens nécessaires à ces diffusions.
  •  « permanence » : organisent la participation de chacun aux permanences afin que toutes soient bien gérées et qu’un bon roulement soit assuré.
  •  « liste d’attente» : sont chargés de gérer la liste d’attente
  •  « animation » : sont chargés de chercher et proposer la participation à d’autres manifestations ou évènements en lien avec l’objet de l’association.
  •  « nouveaux produits » : sont chargés des contacts avec de nouveaux producteurs afin de proposer au CA de nouveaux partenariats.

Des commissions peuvent également être constituées afin de répondre à des besoins ponctuels de l’association. Leurs missions et leurs prérogatives sont alors définies lors de leur constitution. Elles sont composées d’adhérents, membres ou non du CA.

Article 10 : Réunion du conseil d’administration et du bureau

Lors des conseils d’administration seuls les membres élus lors de l’assemblée générale ordinaire sont convoqués, le président (ou à la demande de la majorité des membres) peut inviter les tuteurs ou toute personne à titre uniquement consultatif.

Lors des réunions de bureau seuls les membres du bureau sont convoqués par le président. Le président peut inviter toute personne à titre uniquement consultatif.

Article 11 : L’arrivée de nouveaux consomm’acteur

Le nombre de consomm’acteurs est conditionné par le nombre de paniers disponibles. Lorsqu’à l’issue de son contrat ou en cours de son exécution, un consomm’acteur ne souhaite plus recevoir son panier, celui-ci est proposé aux adhérents sur liste d’attente de l’AMAPP Le Panier Pollien ou, le cas échéant, à d’autres adhérents de l’association.

Article 12 : L’arrivée de nouveaux producteurs

L’entrée d’un nouveau producteur dans l’AMAPP le Panier Pollien est soumise à la décision du conseil d’administration après présentation des produits, des conditions de production et de distribution (quantité, variété, périodicité, etc.) pour lesquelles le producteur peut s’engager et le respect de la charte du Panier Pollien. Ce partenariat fait alors l’objet d’un nouveau contrat proposé aux adhérents de l’association, qu’ils aient ou non un premier contrat souscrit. Dans la mesure du possible, le dimensionnement des contrats proposés se fait après sondage auprès des adhérents pour estimer le nombre d’intéressés.

 

Article 13 : En cas de manquements aux engagements

En cas de manquements répétés et non-justifiés aux engagements du contrat, du RI, des statuts et de la charte, une première convocation devant le bureau sera adressée à l’adhérent ou au producteur concerné par courrier simple ou tout autre moyen présentant le même niveau de sécurité. En cas de poursuite de ce non-respect ou de non présentation à la convocation du bureau, une deuxième convocation devant le CA sera adressée par courrier avec recommandé A/R. Lors de cette deuxième convocation, et après écoute de l’adhérent convoqué (si celui-ci s’est présenté), le CA aura tout pouvoir de décider des suites à donner à cette adhésion, jusqu’à l’exclusion de l’adhérent de l’association.

Article 14 : Assurances

Chaque consomm’acteur et producteur devra être couvert par son assurance civile dans le cadre de sa participation aux activités proposées et organisées par l’AMAPP le Panier Pollien. L’assurance contractée par l’AMAPP ne couvre que les incidents survenant par sa seule responsabilité.

 

Article 15 : Blog

L’AMAPP pour informer les consomm’acteurs disposera d’un blog géré par 2 modérateurs membres de l’association.

Ce blog aura pour fonction d’animer l’AMAPP en y publiant les activités des producteurs et toutes autres informations en lien avec la vie de l’association.

Les consomm’acteurs et les producteurs pourront participer à la vie du blog en transmettant aux modérateurs les informations qu’ils souhaitent, en rapport avec l’association.

 

Les articles 2 et 5 du présent Réglement intérieur ont été modifiés en Assemblé Générale ordinaire tenue à Pouilly-en-Auxois, le 11 février 2015.

À propos

Distribution aux consomm'acteurs de produits bio locaux